Quais são os requisitos para esta profissão?

Conhecimentos necessários

  Para ser uma boa secretária ou secretário é necessário ter boa comunicação organizacional e deve saber ouvir. Deve ser detalhista quando
necessário e saber tomar decisões, também é importante ter um bom desempenho ao digitar no teclado do computador.Com a crescente importância da atividade, é preciso buscar um curso de formação para seguir na carreira, seja técnico ou superior. Os cursos são muito importantes, pois levam os profissionais a atender ações e habilidades exigidas pelo mercado. Hoje em dia prática em utilizar computadores é essencial!.

O que você precisa saber para desempenhar bem sua função? 

É importante conhecer totalmente o papel da secretária e o que faz cada cargo na empresa, conhecer os métodos de trabalho em um escritório assim como os sistemas de informação, como comunicação entre os clientes e seu empregador ou mesmo entre os funcionários é a sua função principal, bom conhecimento de português (falado, escrito).

Qualidades pessoais.

§  Devem ser pacientes, diplomáticas, discretas e auto motivadas.
§  Devem saber trabalhar independentemente e como parte de uma equipe.
§  Devem saber estabelecer prioridades, trabalhar sob pressão, honrar compromissos e datas, relacionar-se com funcionários de todos os níveis.

Quais são as tarefas e responsabilidades desta profissão?

·           Marcar e controla compromissos, reuniões e viagens.

·           Responde e faz chamadas telefônicas.

·           Digita cartas, relatórios, apresentações e outros documentos.

·           Organiza a cópia de documentos.

·           Arquiva documentos.

·           Realiza serviços administrativos em geral.

·           Controla a correspondência de entrada e saída.

·           Saúda visitantes.

·           Assiste reuniões e faz a minuta ou ata da reunião.

·           Toma ditados usando taquigrafia ou gravador.

·           Realiza pesquisas e prepara documentos.

·           Solicita ou compra material de escritório

·           Eventualmente executa outras tarefas nas férias de funcionários.