Entrevista com o Gestor

Escolher uma profissão não é a tarefa mais fácil do mundo. Nós sabemos disso! Pensando nisso, o S.O.S Secretária entrevistou um gestor de uma grande e conceituada empresa.Vamos conferir o que Fábio Souto (diretor do Centro Tecnológico da Microsoft Brasil) companhia na zona sul de São Paulo  expõe sobre sua visão  para o cargo de secretária. Dentro da Microsoft, a profissão é conhecida por “ADMIN".

S.O.S Secretária: O que você acha dessa profissão?

 Fábio Souto: Eu não tenho uma secretária minha, na verdade, o que nós temos é a secretária compartilhada entre os executivos, a secretária vem com o peso que vai resolver as coisas básicas do dia-a-dia, e na verdade,

quando eu tenho algum problema ela faz o negócio acontecer e isso é

superimportante para fazer o dia ser produtivo.

S.O.S Secretária: O que você julga ser fundamental para uma pessoa ser a sua secretária?

Fábio Souto: Ser comprometida, alinhada. Ela trabalha em função da agenda do outro e então nesse sentido ela precisa estar ligada e saber quais são as minhas prioridades, seja lá quem for, porque isso permite que ela seja pró-ativa. Então é o comprometimento, saber trabalhar em função dos outros, estar alinhada nos objetivos para ser pró-ativa. Muitas vezes eu me atrapalho na própria agenda, e é ela quem faz esse trabalho acontecer, muitas vezes eu chego e já está tudo resolvido. É o máximo!

S.O.S Secretária: Você acredita que um gestor consegue ter sucesso em suas habilidades sem o auxílio e o apoio dessa assistente?

Fábio Souto: Então, conseguir ter o sucesso, ele consegue. Mas, ele terá que gastar tempo em coisas que talvez ele poderia ter alguém ajudando e com isso focar em mais resultado. Eu acho que esse é ponto.

  

S.O.S Secretária: Dentro das funções que a sua secretária exerce quais você acha que seria mais importante? E quais colaboram mais com o seu trabalho?

Fábio Souto: Então, o maior impacto positivo é quando ela organiza a agenda; Mas onde ela traz realmente o impacto para mim, é quando ela sabe, por exemplo, que eu preciso ter uma conversa mensal com cada um do meu time, de que eu preciso ter um staffmeeting mensal, e semanalmente a conversa com meu gerente, enfim.... Alguns resultados de negócios que eu preciso atingir, eu tenho a revisão do scorecard mensalmente na subsidiária e isso é uma coisa superimportante que  normalmente se você não estiver preparado você “apanha”, então ela bloqueia o espaço para isso, então quando ela olha pro que o eu tenho que fazer e consegue garantir que eu tenho tempo pra fazer tudo aquilo, isso sim pra mim é fundamental. Quando ela toma as ações associadas ao negócio, ao resultado que eu preciso entregar isso tem um impacto super positivo para mim.

S.O.S Secretária: Você sempre teve esse apoio dessa profissional nessa carreira de gestor ou é algo recente?

Fábio Souto: É recente, como eu trabalho muito bem com o outlook em termos de programar em agenda e etc., então eu abri a mão, falava: eu não preciso. Tinha uma visão fechada com coisas corriqueiras, eu não tinha uma organização e a secretária me ajuda nesse aspecto pois sou um cara mais criativo, na tomada das decisões.

S.O.S Secretária: Quais foram as suas maiores dificuldades de relacionamento com sua primeira secretária?

Fábio Souto: Eu não tive. O difícil é quando algo dá errado, é sempre uma situação complicada, então eu vou te dar exemplo que podem acontecer: Chegar no aeroporto e o check-in não está feito e com isso eu quase perco o vôo, e isso é uma falta de comunicação e acaba perdendo a confiança e isso gera um impacto muito grande. Nunca tive nenhum problema como esse ou outro, ela está lá para me ajudar ou se não eu mesmo faço algumas coisas que eu sei que não vou deixar passar.

S.O.S Secretária: Você solicita apenas coisas relacionadas a empresa ou coisas pessoais também?

Fábio Souto: Apenas empresa.

S.O.S Secretária: Você quando criança imaginava que seria um grande gestor e teria sua própria secretária ou seus sonhos eram completamente diferentes?

Fábio Souto: Diferentes. Antigamente, símbolo de poder era ter uma sala, um telefone e uma secretária, ter um ramal seu. E eu não sou assim, o que eu gosto é de participar de coisas interessantes que tragam resultados positivos, sejam para mim ou para a empresa, e se bobear até

para a sociedade. E, eu acho que apostando nesse tipo de coisa que você acaba chegando numa situação de sucesso, eu acredito que se você gosta do que faz e se dedica, você se diferencia.

S.O.S Secretária: E Qual era sua visão da secretária antes e depois que você teve uma?

Fábio Souto: Eu achava que secretária era pra resolver coisas mais operacionais como eu já havia dito antes, coisas mais básicas, e não,agora consigo ter um relacionamento baseado nos meus objetivos de negócio.

S.O.S Secretária: E você já levou uma secretária só para suas viagens de trabalho?

Fábio Souto: Não foi necessário.

S.O.S Secretária: E na sua opinião, atualmente é mais difícil conseguir uma boa colocação como secretária ou as empresas preencherem suas vagas com profissionais bem preparados?

Fábio Souto: As pessoas enxergam a profissão de secretária como um ponto de entrada na empresa, uma posição mais júnior. E não dá para ter uma pessoa júnior para garantir que o meu negócio está acontecendo, é difícil preencher com alguém que tenha qualidade, que atenda minha expectativa. Tem outra coisa muito importante, que tem que estar à disposição do outro, servir, mas não como servidão; o acolhimento mais maternal que no caso, vem das mães mesmo, como mulher. Tem que ter as duas coisas: 1º alguém disposto a trabalhar a agenda dela em função da sua; e 2º não deveria ser uma posição tão júnior, uma posição de ponto de entrada. Então, acho que é mais difícil preencher.

S.O.S Secretária: Na hora da contratação você vai priorizar a qualidade ou formação?

Fábio Souto: Qualidade

S.O.S Secretária: Qual conselho que você daria para uma pessoa que quer entrar na área, mas não para ser uma secretária júnior e sim uma executiva?

Fábio Souto: Pensar como seu chefe, e não como uma secretária. Isso é o que faz a diferença. Ser alguém que resolve, se antecipa, ter a comunicação. O que ele faria e etc.

Agora siga em frente, e comece a elaborar seu currículo!