Vilões do tempo

Conheça as armadilhas que podem roubar o tempo que você dedica ao trabalho e sugar sua produtividade

REUNIÃO
Por que é um vilão?

* Em geral, elas não têm planejamento e objetivos definidos, o que leva à perda do foco.
* O horário determinado para o início não é respeitado e não há horário de término estipulado..
* Participam pessoas demais ou que não têm a ver com o assunto, resultando em excesso de conversas paralelas.
* Os participantes não se preparam adequadamente e atrapalham o dinamismo.
* Não há determinação de tarefas com datas e responsáveis, o que torna o resultado vago.

Saia dessa

* Defina os objetivos da reunião e os tópicos do que deve ser discutido e distribua a pauta com antecedência aos participantes.
* Determine um horário de início e término e seja rigoroso no seu cumprimento.
* Convoque poucas pessoas: apenas quem realmente agrega valor ao assunto -- o ideal é no máximo oito participantes.
* Não deixe que ela dure mais de 1 hora e meia.
* Ao final, defina e deixe claro as tarefas, as datas e os responsáveis por cada uma elas.
* Eleja alguém responsável pelo cumprimento dos horários, do foco e da distribuição das tarefas definidas.



E-MAIL

Por que é um vilão?
* O brasileiro gasta, em média, 3 horas por dia com e-mails*.
* O aviso de novos e-mails fica ativado e a cada nova mensagem as pessoas param o que estão fazendo para conferir.
* Em geral, falta foco nos textos, o que gera perda de tempo lendo mensagens.
* Caixa de entrada cheia dá a sensação de que as tarefas não são executadas e dificulta a busca de informações importantes.
* Em geral, não há um método de acesso a e-mails. A consulta à caixa postal é aleatória.

Saia dessa
* Defina horários durante o dia para ler seus e-mails.
* Desligue o aviso de recebimento de novas mensagens.
* Trate assuntos complexos por telefone ou pessoalmente. A capacidade de fala é mais rápida que a de escrita.
* Escreva e-mails objetivos.
* Deixe na caixa de entrada apenas itens em execução. Ao ler e-mails, resolva o que der e o resto delegue, transforme em tarefas, compromissos ou contatos.
* Crie pastas personalizadas para não perder tempo atrás de informações específicas.
* Tenha pelo menos duas contas de e-mail: uma para o trabalho e outra pessoal.



INTERNET (SITES, REDES SOCIAIS, ETC.)

Por que é um vilão?
* A navegação consome tempo sem que você perceba, e é fácil pular de link em link e perder o foco. Sites de comunidade, bate-papo e afins são viciantes.
* Os programas de mensagem instantânea, como o SKYPE, WHATSAPP, interrompem as tarefas a todo momento.
* Webmail pessoal é a categoria mais acessada pelo brasileiro em horário de expediente e pode distraí-lo por um bom tempo.

Saia dessa
* Estabeleça uma política pessoal de acesso à internet durante o expediente. Deixe a navegação de "lazer" para horários de pausa no trabalho.
* Tenha sempre em mente o que deseja procurar na rede. Com um objetivo claro, fica mais difícil se perder.
* Evite acessar seu e-mail particular, que pode ser monitorado pela empresa. Reserve horários pós-expediente para essa função.
* O SKYPE pode ser uma ferramenta muito útil, mas tenha
um endereço pessoal e outro profissional. Durante o expediente, use apenas o corporativo e o acesse para conversas rápidas e para tomar informações simples.

CAFEZINHO E CONVERSAS DE CORREDOR

Por que é um vilão?
* Quando são freqüentes atrapalham o foco das atividades. Seis paradas de 10 minutos por dia, por exemplo, desperdiçam pelo menos 1 hora diária...
* Às vezes, uma simples parada se torna uma pequena reunião ou um pequeno encontro social, que acaba tomando muito mais tempo do que o necessário.
* Se estender o papo por muito tempo, você pode acabar recebendo informações e tarefas
importantes, que poderão ser esquecidas pela informalidade da discussão.

Saia dessa
* Evite aceitar qualquer tipo de tarefa no corredor ou no cafezinho. Peça sempre a formalização por e-mail.
* Se a conversa se prolongar, seja objetivo e corte rapidamente.
* Procure agrupar seus horários de cafezinho no retorno de reuniões ou próximos ao retorno do almoço, pois são momentos em que você já está em deslocamento.

INTERRUPÇÕES NA MESA DE TRABALHO

Por que é um vilão?
* Podem parecer fundamentais e inofensivas a quem interrompe.
* Atrapalham o foco do trabalho na medida em que afetam a concentração.
* Se somadas ao longo do dia, representam uma boa parte do tempo de trabalho.
* Para quem não sabe dizer não, podem significar acúmulo de tarefas extras -- dos outros.
* Algumas pessoas criam o hábito de sempre interromper os outros para resolver os seus problemas -- que nem sempre são urgentes.

Saia dessa
* Seja assertivo e diga não quando necessário.
* Quando preciso, deixe claro que não pode ser interrompido e tente criar uma política no
scritório para que todos respeitem este período.
* Quando interrompido em um momento inadequado, pergunte e avalie se é realmente importante. Se não, negocie uma data para resolver o problema.
* Se aceitar a interrupção, diga quanto tempo tem disponível.
* Evite deixar revistas ou objetos interessantes em cima da mesa. Eles podem chamar a atenção e distrair as pessoas, que podem interrompê-lo por um motivo fútil.

TELEFONES

Por que é um vilão?
* Tiram a atenção de tarefas importantes ao longo do dia.
* Consomem muito tempo sem que isso seja percebido.
* Sem objetivos definidos, a conversa pode se tornar extremamente sem foco e complexa.
* Mesmo que não sejam atendidos, podem interromper e tirar a concentração de uma discussão.
* Se o celular tocar ou for atendido no meio de uma reunião, por exemplo, pode ser visto como falta de educação.

Saia dessa
* Se estiver muito ocupado, tire o telefone do gancho -- caso não tenha secretária, é claro.
* Se tiver tempo disponível, atenda imediatamente. É mais rápido do que acessar a caixa postal, anotar o recado e retornar.
* Reserve um tempo na agenda para retornar as ligações.
* Mantenha o foco da conversa.
* Quando viajar, combine um horário no escritório para você ligar e resolver todos os problemas de uma só vez.
* Em reuniões ou compromissos mais formais, deixe o celular no modo silencioso ou desligado. Não haverá perigo de atrapalhar os outros ou se distrair com quem está ligando.

* De acordo com pesquisa realizada pela consultoria Tríade do Tempo com 962 entrevistados,de outubro a dezembro de 2005 Fonte:Consultoria Tríade do Tempo




Fonte: http://vocesa.abril.com.br/